SOMMAIRE

Article 1. Parties
Article 2. Définitions
Article 3. Champ d’application
Article 4. Données personnelles traitées
Article 5. Finalités et bases légales
Article 6. Utilisation de systèmes d’intelligence artificielle
Article 7. Destinataires, sous-traitants et transferts
Article 8. Durées de conservation
Article 9. Sécurité et confidentialité
Article 10. Droits des personnes
Article 11. Cookies et traceurs
Article 12. Collecte indirecte de données
Article 13. Modifications

PRÉAMBULE

La présente politique de confidentialité vous informe sur la manière dont Deshoulières Avocats Associés collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles traitées dans le cadre de son site internet, de ses échanges avec les internautes, prospects, clients, candidats, collaborateurs, partenaires et, plus largement, dans le cadre de son activité d’avocat.

Elle contient également les informations relatives au recours encadré à des systèmes d’intelligence artificielle, notamment ChatGPT Business, Claude Team, DeepL et Gemini intégré à Google Workspace, pour certaines tâches d’assistance, de rédaction, d’analyse, de traduction, de retranscription, de gestion de dossiers et de ressources humaines.

ARTICLE 1. PARTIES

La présente politique de confidentialité est applicable entre Deshoulières Avocats Associés, société par actions simplifiée, au capital de 1 000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 879 733 947, dont le siège social est situé 121 boulevard Sébastopol, 75002 Paris, France, téléphone : +33 1 77 62 82 03, numéro de TVA intracommunautaire : FR51879733947, ci-après « Deshoulières Avocats » ou « le Cabinet », et toute personne concernée par les traitements de données décrits dans la présente politique.

ARTICLE 2. DEFINITIONS

Donnée personnelle : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Personne concernée : Internaute, prospect, client, candidat, collaborateur, stagiaire, prestataire, participant à une réunion ou tiers mentionné dans un dossier.

Responsable du traitement : Deshoulières Avocats, lorsqu’il détermine les finalités et les moyens des traitements.

Sous-traitant : Prestataire traitant des données personnelles pour le compte de Deshoulières Avocats et sur ses instructions.

Système d’intelligence artificielle : Outil logiciel capable de générer des contenus, analyses, synthèses, recommandations, traductions, transcriptions ou autres sorties à partir d’instructions ou de données fournies par un utilisateur.

SIA : Abréviation de « système d’intelligence artificielle ». Dans la présente politique, cette notion vise notamment ChatGPT, Claude, DeepL et Gemini.

ARTICLE 3. CHAMP D’APPLICATION

La présente politique s’applique aux traitements de données personnelles réalisés par Deshoulières Avocats dans le cadre de son site internet accessible à l’adresse https://www.deshoulieres-avocats.com/, de ses formulaires, de ses échanges électroniques, de ses prestations juridiques, de sa gestion administrative, comptable et financière, de ses recrutements, de sa gestion interne et de ses communications.

La simple navigation sur le site n’emporte pas acceptation contractuelle de la politique de confidentialité. La politique a une finalité d’information. Lorsque le consentement est requis, notamment pour certains cookies ou certaines communications, il est recueilli par un acte positif clair et peut être retiré à tout moment.

Le recours à des systèmes d’intelligence artificielle par le Cabinet n’a pas pour effet de soumettre les personnes concernées à une décision entièrement automatisée. Les productions des outils d’intelligence artificielle sont utilisées comme assistance et font l’objet d’un contrôle humain par un avocat ou par une personne habilitée du Cabinet.

ARTICLE 4. DONNÉES PERSONNELLES

4.1 Identité du responsable du traitement

Le responsable des traitements décrits dans la présente politique est Deshoulières Avocats Associés.

4.2 Délégué à la protection des données

Le délégué à la protection des données est Maître Étienne Deshoulières, 121 boulevard Sébastopol, 75002 Paris, France. Il peut être contacté à l’adresse suivante : contact@deshoulieres-avocats.com ou par téléphone au 01 77 62 82 03.

Les demandes d’exercice de droits, les questions relatives à la confidentialité et les demandes relatives à l’utilisation de systèmes d’intelligence artificielle peuvent être adressées à ce même contact.

4.3 Catégories de données traitées

Navigation sur le site : Adresse IP, identifiants techniques, pages consultées, terminal, navigateur, cookies et traceurs selon les choix exprimés.

Formulaires et emails : Nom, prénom, adresse électronique, téléphone, entreprise, fonction, contenu du message, pièces ou informations transmises volontairement.

Prestations juridiques : Identité, coordonnées, éléments du dossier, pièces communiquées, échanges, données financières, données professionnelles, données contentieuses, données judiciaires, données sensibles selon la nature du dossier.

Facturation et comptabilité : Données d’identification, coordonnées, informations de paiement, factures, références de dossiers, temps passé, échanges administratifs.

Recrutement : Curriculum vitae, lettre de motivation, expériences, diplômes, notes d’entretien, échanges, références, informations transmises par le candidat.

Collaborateurs et stagiaires : Données d’identification, coordonnées, informations professionnelles, données de gestion interne, éléments relatifs à l’activité, à la formation et aux échanges internes.

Visioconférences : Image éventuelle, voix, propos échangés, transcription, date, heure, participants, informations relatives au dossier ou à la réunion.

Systèmes d’intelligence artificielle : Prompts, instructions, fichiers téléversés, extraits de dossiers, données de ressources humaines, traductions, transcriptions, réponses générées et historiques associés.

Deshoulières Avocats peut traiter des données dites sensibles au sens du règlement général sur la protection des données, notamment lorsque celles-ci sont nécessaires à la défense des droits de ses clients ou figurent dans les pièces remises au Cabinet : données de santé, données relatives à des infractions, données relatives à l’orientation sexuelle, à l’identité de genre, à l’origine, aux opinions politiques, aux convictions religieuses ou à l’appartenance syndicale.

Lorsque des données sensibles sont utilisées avec un système d’intelligence artificielle, cette utilisation est encadrée par les comptes professionnels du Cabinet, par des paramètres de non-entraînement, par une interdiction des comptes personnels et par un contrôle humain systématique.

ARTICLE 5. FINALITÉS ET BASES LÉGALES

Navigation et sécurité du site
Finalité : Assurer le fonctionnement, la sécurité, la mesure d’audience et l’amélioration du site.
Base légale : Intérêt légitime ou consentement selon les traceurs.

Formulaires, demandes de contact et devis
Finalité : Répondre aux demandes, qualifier la demande, proposer un rendez-vous ou une prestation.
Base légale : Intérêt légitime, mesures précontractuelles ou contrat.

Prestations juridiques
Finalité : Conseiller, assister, représenter, rédiger des actes, gérer les dossiers, communiquer avec les clients et les tiers nécessaires.
Base légale : Contrat, obligation légale, intérêt légitime, exercice ou défense de droits en justice.

Gestion administrative et facturation
Finalité : Gérer les honoraires, paiements, comptabilité, suivi administratif et obligations professionnelles.
Base légale : Contrat, obligation légale, intérêt légitime.

Newsletter et communications
Finalité : Adresser des informations juridiques ou relatives à l’activité du Cabinet.
Base légale : Consentement ou intérêt légitime selon les destinataires.

Recrutement
Finalité : Recevoir et étudier les candidatures, organiser les entretiens, sélectionner les candidats, gérer les réponses.
Base légale : Mesures précontractuelles, intérêt légitime, obligation légale.

Ressources humaines
Finalité : Gérer la relation de travail ou de collaboration, l’organisation interne, la formation, les échanges et la sécurité.
Base légale : Contrat, obligation légale, intérêt légitime.

Assistance par systèmes d’intelligence artificielle
Finalité : Aider à la rédaction, à la synthèse, à l’analyse, à la traduction, à la retranscription, à la préparation de dossiers et, le cas échéant, à l’analyse de candidatures ou de situations de ressources humaines sous contrôle humain.
Base légale : Contrat, intérêt légitime, obligation légale, exercice ou défense de droits en justice, selon le contexte.

ARTICLE 6. UTILISATION DE SYSTÈMES D’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Deshoulières Avocats utilise des systèmes d’intelligence artificielle dans un cadre professionnel administré, notamment ChatGPT Business, Claude Team, DeepL et Gemini intégré à Google Workspace.

6.1 Usages concernés

• résumer, structurer ou analyser des pièces et documents juridiques ;
• préparer des projets d’emails, courriers, consultations, conclusions, contrats ou notes ;
• réaliser des recherches, analyses, comparaisons ou synthèses juridiques sous contrôle humain ;
• traduire des documents ou échanges ;
• enregistrer ou retranscrire des visioconférences via Google Workspace/Gemini, lorsque les participants en sont
  informés ;
• assister les travaux de recrutement ou de ressources humaines, dans un cadre encadré et sans décision
  automatique.

6.2 Garanties appliquées

• les comptes personnels sont interdits pour les dossiers clients et les données internes ;
• les outils doivent être utilisés avec les comptes professionnels du Cabinet ;
• les paramètres empêchant l’utilisation des données pour entraîner les modèles sont activés lorsque disponibles ;
• les fichiers et informations transmis doivent être limités à ce qui est utile à la finalité poursuivie ;
• les sorties produites par les systèmes d’intelligence artificielle doivent être relues, vérifiées et validées par un avocat ou une personne habilitée ;
• aucune consultation, conclusion, courrier, email ou décision ressources humaines ne peut être fondé exclusivement sur une sortie non vérifiée d’un système d’intelligence artificielle ;
• les usages interdits par la politique interne du Cabinet sont proscrits : notation sociale, reconnaissance émotionnelle au travail, surveillance biométrique, décision automatique non maîtrisée, génération ou modification de preuves, usurpation d’identité.

6.3 Absence de décision entièrement automatisée

Deshoulières Avocats n’utilise pas les systèmes d’intelligence artificielle pour prendre une décision entièrement automatisée produisant des effets juridiques ou affectant significativement une personne sans intervention humaine. Les outils peuvent assister l’analyse, mais la décision finale relève toujours d’une personne habilitée.

Dans les situations de recrutement ou de ressources humaines, l’intelligence artificielle peut être utilisée comme outil d’aide à l’analyse, de synthèse ou de comparaison. Elle ne se substitue pas à l’appréciation humaine. Les candidats, collaborateurs ou stagiaires peuvent demander des informations complémentaires sur les modalités d’utilisation de ces outils, sous réserve du secret professionnel, des droits des tiers et des exigences applicables au dossier.

ARTICLE 7. DESTINATAIRES, SOUS-TRAITANTS ET TRANSFERTS

7.1 Destinataires internes et externes

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées au sein de Deshoulières Avocats, dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître : associés, avocats, juristes, collaborateurs, stagiaires, personnel administratif et personnes chargées de la gestion du dossier ou de la relation concernée.

Les données peuvent également être transmises, lorsque cela est nécessaire, à des juridictions, autorités administratives, autorités ordinales, huissiers ou commissaires de justice, experts, médiateurs, arbitres, avocats adverses, confrères, prestataires de paiement, experts-comptables, auditeurs, assureurs, prestataires informatiques et autres tiers nécessaires à l’exécution de la mission ou au respect d’une obligation légale.

7.2 Principaux prestataires et partenaires

OVH ou hébergeur du site
Qualité : sous-traitant
Traitement : hébergement du site internet
Pays : France/Union européenne
Garanties : contrat, sécurité, confidentialité

Google Workspace
Qualité : sous-traitant
Traitement : messagerie, agenda, documents, visioconférences, contacts
Pays : Union européenne / États-Unis selon services
Garanties : contrat, mesures de sécurité, garanties de transfert

Google Analytics
Qualité : sous-traitant ou responsable conjoint selon configuration
Traitement : mesure d’audience et statistiques
Pays : États-Unis
Garanties : contrat de sous-traitance

Jarvis Legal ou outil de gestion cabinet
Qualité : sous-traitant
Traitement : gestion des dossiers, facturation, agenda cabinet
Pays : Union européenne
Garanties : contrat de sous-traitance

Qonto / expert-comptable
Qualité : sous-traitant
Traitement : comptabilité, facturation, paiement, gestion financière
Pays : Union européenne
Garanties : contrat, obligations légales

Calendly
Qualité : sous-traitant
Traitement : planification de rendez-vous
Pays : États-Unis
Garanties : contrat, garanties de transfert hors Union européenne

Stripe
Qualité : sous-traitant
Traitement : paiement en ligne
Pays : États-Unis
Garanties : contrat, sécurité, garanties de transfert

OpenAI – ChatGPT Business
Qualité : sous-traitant
Traitement : assistance à la rédaction, analyse, synthèse, traitement de dossiers, ressources humaines
Pays : Union européenne / États-Unis selon paramètres et services
Garanties : compte professionnel, non-entraînement, contrat, garanties de transfert

Anthropic – Claude Team
Qualité : sous-traitant
Traitement : assistance à la rédaction, analyse, synthèse, traitement de dossiers, ressources humaines
Pays : Union européenne / États-Unis selon paramètres et services
Garanties : compte professionnel, non-entraînement, contrat, garanties de transfert

DeepL
Qualité : sous-traitant
Traitement : traduction de documents
Pays : Union européenne / hors Union européenne selon service
Garanties : compte autorisé, limitation des données, garanties à vérifier

Google Gemini
Qualité : sous-traitant via Google Workspace
Traitement : enregistrement, retranscription, assistance dans Google Workspace
Pays : Union européenne / États-Unis selon services
Garanties : compte professionnel, information des participants, garanties Google Workspace

ARTICLE 8. DURÉES DE CONSERVATION

Données de navigation et logs : Durée nécessaire à la sécurité et à l’administration du site, dans la limite de 12 mois sauf obligation ou incident.

Cookies et traceurs : Durée maximale indiquée dans la bannière ou le gestionnaire de consentement, en principe 13 mois pour les traceurs soumis au consentement, sauf durée plus courte.

Demandes de contact et devis : Durée nécessaire au traitement de la demande, puis archivage proportionné ; les prospects peuvent être conservés jusqu’à 3 ans après le dernier contact utile, sauf opposition.

Dossiers clients : Durée de la relation contractuelle, puis archivage pendant la durée nécessaire au respect des obligations professionnelles, comptables, ordinales et à la défense des droits du Cabinet.

Facturation et comptabilité : Durées légales applicables aux documents comptables, fiscaux et contractuels.

Newsletter : Jusqu’au retrait du consentement ou à la désinscription.

Candidatures : Durée nécessaire au recrutement ; conservation plus longue uniquement si le candidat y consent ou ne s’y oppose pas après information.

Ressources humaines : Durée nécessaire à la gestion de la relation, puis archivage conforme aux obligations légales et aux délais de prescription.

Conversations et fichiers liés aux systèmes d’intelligence artificielle utilisés pour les dossiers clients : Durée alignée sur celle du dossier principal lorsqu’ils sont utiles au dossier ; suppression ou archivage limité lorsque l’historique n’est plus nécessaire.

Conversations et fichiers liés aux systèmes d’intelligence artificielle utilisés pour le recrutement : Durée nécessaire au recrutement, avec suppression des éléments qui ne sont plus utiles.

Transcriptions Gemini : Durée alignée sur la finalité de la réunion : dossier client, réunion interne, recrutement ou gestion administrative.

ARTICLE 9. SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

Deshoulières Avocats met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de préserver la sécurité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données personnelles traitées :

• accès limités aux personnes habilitées, selon le besoin d’en connaître ;
• authentification forte lorsque disponible ;
• interdiction des comptes partagés pour les outils professionnels ;
• gestion des habilitations lors de l’arrivée, du changement de fonction ou du départ d’un membre du Cabinet ;
• sauvegardes, mises à jour de sécurité, protection contre les logiciels malveillants et sécurisation des postes de travail ;
• journalisation ou traçabilité lorsque les outils le permettent ;
• encadrement contractuel des sous-traitants ;
• procédure de gestion des incidents et violations de données personnelles.

ARTICLE 10. DROITS DES PERSONNES

Les personnes concernées disposent, dans les conditions prévues par la réglementation applicable, des droits suivants : droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit d’opposition, droit à la portabilité lorsque ce droit est applicable, droit de retirer leur consentement lorsque le traitement repose sur le consentement, et droit de définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès.

Les personnes concernées peuvent également demander des informations sur l’utilisation de systèmes d’intelligence artificielle lorsque leurs données sont traitées dans ce cadre, sous réserve du secret professionnel, des droits des tiers et des limites prévues par la loi.

Ces droits peuvent être exercés en écrivant à : contact@deshoulieres-avocats.com ou à l’adresse postale du Cabinet. Deshoulières Avocats répond aux demandes dans un délai d’un mois à compter de leur réception, sauf prolongation permise par le règlement général sur la protection des données en cas de complexité ou de nombre élevé de demandes.

Lorsque la demande porte sur des données traitées dans le cadre d’un dossier d’avocat, son exercice peut être encadré ou limité par le secret professionnel, les droits de la défense, les règles de procédure, les droits des tiers ou les obligations légales et ordinales applicables.

Les personnes concernées peuvent introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur le site www.cnil.fr.

ARTICLE 11. COOKIES ET TRACEURS

Lors de la navigation sur le site de Deshoulières Avocats, des cookies ou autres traceurs peuvent être déposés ou lus sur le terminal de l’utilisateur.

Cookies nécessaires
Finalité : fonctionnement du site, sécurité, session, préférences techniques.
Régime : exemptés de consentement.

Mesure d’audience
Finalité : statistiques de fréquentation et amélioration du site.
Régime : consentement ou exemption si configuration conforme.

Réseaux sociaux
Finalité : partage de contenus ou interaction avec les plateformes.
Régime : consentement préalable.

Publicité ou prospection
Finalité : publicité personnalisée ou mesure de campagne.
Régime : consentement préalable.

ARTICLE 12. COLLECTE INDIRECTE DE DONNÉES

Dans le cadre de son activité d’avocat, Deshoulières Avocats peut traiter des données personnelles qui ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées, notamment lorsque ces données figurent dans des pièces de dossier, actes, échanges, preuves, décisions, documents adverses ou éléments communiqués par un client, une juridiction, une autorité ou un tiers.

Les données de tiers figurant dans les dossiers peuvent, lorsque cela est nécessaire à la mission, être utilisées avec des systèmes d’intelligence artificielle professionnels afin d’assister le Cabinet dans l’analyse, la synthèse, la traduction ou la préparation d’actes, sous contrôle humain et dans le respect du secret professionnel.

Lorsque l’information individuelle de chaque personne concernée se révèle impossible, exige des efforts disproportionnés, compromet les objectifs du traitement, les droits de la défense, le secret professionnel ou la conduite du dossier, Deshoulières Avocats peut s’appuyer sur les exceptions prévues par le règlement général sur la protection des données, tout en assurant une information générale par la présente politique.

ARTICLE 13. MODIFICATIONS

Deshoulières Avocats peut modifier la présente politique à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, jurisprudentielles, techniques, organisationnelles ou des outils utilisés par le Cabinet.

Toute modification substantielle portant notamment sur de nouvelles finalités, de nouveaux destinataires, de nouveaux transferts ou de nouveaux usages de systèmes d’intelligence artificielle fera l’objet d’une information adaptée des personnes concernées.